Privacy Policy (ENG)
Koji Coffee Catering
Effective Date: [01/09/2025]
Koji Coffee Catering (“Koji Coffee”, “we”, “us”, or “our”) is committed to safeguarding your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and protect your personal information when you use our website at https://kojicoffeeculture.com (“the Site”), whether as a visitor or customer.
This policy complies with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”) and applicable Belgian privacy laws.
Who We Are
Koji Coffee is a coffee catering company registered in Belgium. We act as a data controller under the GDPR for the personal data we collect directly from you.
For questions, contact:
📧 Email: info@kojicoffeeculture.com
What Is Personal Data?
“Personal data” refers to any information relating to an identified or identifiable natural person. This includes names, email addresses, phone numbers, postal addresses, payment data, and other identifiers.
Anonymous or aggregated data that cannot be linked to an individual is not considered personal data under GDPR.
What Data We Collect
From Website Visitors:
- Browser type and language
- Referring URL
- IP address
- Pages visited
- Preferences via cookies
From Customers (when booking or contacting us):
- Full name
- Email address
- Phone number
- Billing and event address
- Company details (if applicable)
- Communication content (emails, inquiries)
From Third-Party Providers (e.g. payment services):
- Transaction data
- Limited payment information (via secure platforms)
We do not collect or store full credit card details directly on our servers.
Legal Bases for Processing
We process your data under one or more of the following legal bases:
- Consent (e.g. newsletter subscriptions)
- Performance of a contract (e.g. service bookings)
- Legal obligation (e.g. invoicing, tax compliance)
- Legitimate interest (e.g. to improve services, prevent fraud)
You may withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing prior to withdrawal.
How We Use Your Data
We use personal data to:
- Process service bookings and transactions
- Communicate about your event or inquiry
- Respond to support or service questions
- Send updates or promotional communications (if you consented)
- Improve our website and services
- Comply with legal obligations
Information Sharing
We only share your data when necessary, and always in compliance with GDPR.
We may share data with:
- Service providers (e.g. payment processors, hosting providers)
- Staff and contractors working on your event
- Legal or public authorities when required by law
We do not sell or rent your personal data to third parties.
International Transfers
As a Belgian-based company, we primarily store and process data within the European Economic Area (EEA). If data is transferred outside the EEA (e.g. via third-party services), we ensure adequate protection via Standard Contractual Clauses (SCCs) or equivalent safeguards.
Data Security
We take data protection seriously and have implemented appropriate technical and organizational measures, including:
- Password-protected systems
- Encrypted transmissions (SSL/TLS)
- Access controls
- Limited data retention periods
However, no system is 100% secure. We encourage users to take precautions when using the internet.
Data Retention
We retain your personal data only as long as necessary for the purposes for which it was collected, including:
- Fulfilling a contract
- Legal retention requirements (e.g. accounting records for 7 years under Belgian law)
- Legitimate business needs
When data is no longer needed, it will be securely deleted or anonymized.
Cookies and Tracking
We use cookies to:
- Remember preferences
- Improve site functionality
- Monitor traffic and analytics
You may reject non-essential cookies via your browser settings. However, this may affect site usability.
For more details, see our [Cookie Policy] (link to be provided).
Your Rights Under GDPR
You have the right to:
- Access your personal data
- Rectify inaccuracies
- Request deletion (“right to be forgotten”)
- Restrict or object to processing
- Data portability
- Withdraw consent
- Lodge a complaint with the Data Protection Authority (GBA/APD) in Belgium
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
To exercise any rights, email us at info@kojicoffeeculture.com
Children’s Privacy
Our services are not intended for individuals under the age of 18. We do not knowingly collect personal data from minors. If we learn we have collected such data, we will delete it promptly.
Links to Other Websites
Our Site may contain links to external websites. We are not responsible for their privacy practices or content. We encourage you to read the privacy policies of third-party websites you visit.
Legal Compliance & Disclosure
We may disclose personal data if required:
- To comply with legal obligations
- To respond to lawful requests from courts or authorities
- To protect the safety or rights of individuals
Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy to reflect changes in our practices or legal obligations.
If changes significantly affect your rights or how your data is used, we will notify you directly (if feasible) in addition to updating the policy on our Site.
Contact
For questions or concerns about this Privacy Policy or your data, contact:
Koji Coffee Catering
📧 info@kojicoffeeculture.com
Privacybeleid (NL)
Koji Coffee Catering
Ingangsdatum: [01/09/2025]
Bij Koji Coffee Catering (“Koji Coffee”, “wij”, “ons” of “onze”) hechten we veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beveiligen wanneer je onze website https://kojicoffeeculture.com (“de Website”) bezoekt of gebruik maakt van onze diensten.
Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake privacy.
Wie zijn wij?
Koji Coffee is een Belgische koffiecateraar. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we rechtstreeks van jou verzamelen.
Voor vragen over dit beleid kun je contact opnemen via:
📧 E-mail: info@kojicoffeeculture.com
Wat zijn persoonsgegevens?
“Persoonsgegevens” zijn gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Denk hierbij aan namen, e-mailadressen, telefoonnummers, IP-adressen, postadressen, betaalgegevens en andere identificatoren.
Geanonimiseerde gegevens die niet tot een persoon herleidbaar zijn, vallen niet onder dit beleid.
Welke gegevens verzamelen wij?
Van websitebezoekers:
- Browsergegevens en taalinstellingen
- IP-adres
- Bezochte pagina’s
- Voorkeuren via cookies
Van klanten (bij boekingen of contact):
- Naam en voornaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Factuur- en eventadres
- Bedrijfsgegevens (indien van toepassing)
- Inhoud van communicatie (zoals e-mails of berichten)
Via externe dienstverleners (bv. betalingsverwerkers):
- Transactiegegevens
- Beperkte betaalinformatie (alleen via beveiligde platforms)
Wij slaan nooit volledige betaalkaartgegevens op onze servers op.
Juridische grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende wettelijke grondslagen:
- Toestemming (bijv. inschrijving op nieuwsbrief)
- Uitvoering van een overeenkomst (bijv. boeking van een dienst)
- Wettelijke verplichting (bijv. facturatie, boekhouding)
- Gerechtvaardigd belang (bijv. verbetering van dienstverlening of fraudepreventie)
Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Hoe gebruiken wij jouw gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om:
- Boeking en betaling van diensten te verwerken
- Te communiceren over jouw event of vraag
- Ondersteuning of informatie te bieden
- Updates of promotionele communicatie te versturen (enkel bij toestemming)
- Onze website en dienstverlening te verbeteren
- Wettelijke verplichtingen na te leven
Delen van gegevens
Wij delen jouw persoonsgegevens enkel als dat nodig is, en altijd in overeenstemming met de AVG.
Gegevens kunnen gedeeld worden met:
- Dienstverleners (bv. hostingproviders, betalingsverwerkers)
- Medewerkers of freelancers betrokken bij jouw event
- Overheidsinstanties, wanneer wettelijk verplicht
Wij verkopen of verhuren jouw gegevens nooit aan derden.
Internationale gegevensoverdracht
Wij verwerken gegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als gegevens worden doorgegeven buiten de EER (bijv. via tools van derden), zorgen wij voor een passend beschermingsniveau via standaardcontractbepalingen (SCC’s) of gelijkwaardige waarborgen.
Gegevensbeveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, zoals:
- Beveiligde opslag en paswoordbeveiliging
- Versleutelde transmissie (SSL/TLS)
- Beperkte toegang tot gegevens
- Regelmatige back-ups en beveiligingstests
Geen enkel systeem is volledig waterdicht. We raden je aan zelf ook waakzaam om te gaan met jouw gegevens online.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor:
- De uitvoering van een overeenkomst
- Wettelijke bewaartermijnen (bijv. 7 jaar voor boekhouding)
- Onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Cookies en tracking
Wij gebruiken cookies om:
- Voorkeuren te onthouden
- Functionaliteit van de website te verbeteren
- Bezoekersgedrag te analyseren
Je kunt via je browser cookies uitschakelen. Dit kan echter invloed hebben op de werking van de website.
Raadpleeg ons [Cookiebeleid] (link invoegen) voor meer details.
Jouw rechten volgens de AVG
Je hebt het recht om:
- Toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens
- Onjuistheden te corrigeren
- Gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”)
- Verwerking te beperken of hier bezwaar tegen te maken
- Je gegevens te laten overdragen (gegevensportabiliteit)
- Toestemming in te trekken
- Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD)
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
Om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via info@kojicoffeeculture.com
Privacy van minderjarigen
Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Indien wij merken dat dit toch is gebeurd, zullen wij deze gegevens onmiddellijk verwijderen.
Links naar externe websites
Onze website bevat links naar externe websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid of inhoud. We raden aan om het privacybeleid van elke externe site afzonderlijk te lezen.
Wettelijke verplichtingen & openbaarmaking
Wij kunnen persoonsgegevens vrijgeven wanneer dit:
- Wettelijk verplicht is
- Noodzakelijk is voor medewerking aan gerechtelijke of administratieve procedures
- Dient ter bescherming van de rechten of veiligheid van individuen
Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen om veranderingen in onze werking of wetgeving weer te geven.
Bij ingrijpende wijzigingen zullen we dit duidelijk vermelden op de website, en indien mogelijk je rechtstreeks informeren.
Contactgegevens
Voor vragen over dit privacybeleid of jouw rechten, neem contact op met:
Koji Coffee Catering
📧 info@kojicoffeeculture.com