Terms and Conditions (ENG)
This Catering Agreement (“Agreement”) is entered into between Koji Coffee (“Caterer”), a registered entity, and the individual or legal entity booking and paying for coffee catering services (“Client”). Together, Caterer and Client are referred to as the “Parties”.
This Agreement governs the coffee catering services to be provided by the Caterer for the event as identified in the quote and booking confirmation sent via email.
Event Details
The Client hires the Caterer to provide specialty coffee and related services for the event as confirmed in the online booking and in the email titled Coffee Services.
Any changes to the event details must be submitted in writing at least 7 calendar days before the scheduled event. Additional charges may apply depending on the nature of the change.
Menu
The menu agreed upon includes:
Drinks
- Espresso
- Americano
- Latte
- Flat white
- Matcha
- Hojicha
- Matcha Latte
- Hojicha Latte
- Hot Chocolate
- Cascara Infusion
Milk options
- Whole Milk
- Oat Milk
Caterer reserves the right to make small substitutions to the menu in the event of ingredient shortages or supply issues outside the Caterer’s control. Any significant change will be communicated in advance.
Venue Access
Client is responsible for providing Caterer access to the venue 1.5 hours before the event start and 1 hour after the event end for set-up and clean-up.
Outdoor setup is possible only if weather permits (no rain, temperature between 5°C and 32°C). Espresso machines may not function properly in extreme conditions, and service may be limited accordingly.
Payment Terms
A 100% deposit is due at the latest 10 days after the invoice date, unless the invoice stipulates a different expiry date. Payment can be made via bank transfer. Services will only be confirmed once payment is received.
If the number of expected guests changes, Client must provide a final guest count at least 7 days in advance. Any increase may result in adjusted pricing.
Venue-Related Responsibilities
Client is fully responsible for any venue-related costs or permissions and must ensure that the venue is suitable for coffee service (including any food handling permits, if required).
The Client must ensure the availability of one dedicated 230V / 50Hz circuit per espresso machine. Inadequate power supply may result in equipment malfunction, and Caterer cannot be held liable or refund service fees in such cases.
Insurance
Caterer holds general liability insurance suitable for events and food service in Belgium. Proof of insurance can be provided upon request.
Damage and Liability
The Client will be liable for any intentional or negligent damage or theft of Caterer’s equipment by their guests or third-party vendors, in accordance with Belgian civil law (Article 1382, Belgian Civil Code).
Caterer is not responsible for damages caused by force majeure events (e.g. weather disruptions, power outages, or venue mismanagement).
Cancellation Policy
Cancellations must be made in writing (email accepted). The following cancellation terms apply:
- More than 30 days before the
event: Deposit
forfeited, no further payments due. - 15-30 days before the event: 50% of total invoice due.
At this stage, we’ve already started preparing, but we aim to be as fair
as possible. - 7-14 days before the event: 75% of total invoice due.
- Less than 7 days before the event: 100% of invoice due.
No refund, as resources and staff will have been committed.
However, the paid amount may be credited to a future booking within 6 months, subject to availability.
Non-refundable items: Any personalized items (e.g. branded cups or signage) that have already been ordered cannot be refunded and will be invoiced in full.
Optional consumer note: For Clients who are private consumers (not businesses), the Belgian right of withdrawal (14 days) applies only when the booking is made entirely remotely and not within 14 days of the event date.
8.1 Rescheduling
We try to accommodate rescheduling requests when possible:
- Single-day events: Must be rescheduled at least 72 hours in advance.
- Multi-day events: Must be rescheduled at least 7 days in advance.
Later changes may incur full charges. Rescheduling is subject to Caterer’s availability on the new date.
Limitation of Remedies
If Caterer is unable to perform the services due to circumstances beyond its control (e.g. illness, accident, force majeure), the Caterer will:
- Offer an alternative date or service provider, or
- Refund all amounts paid by the Client.
The Caterer is not liable for indirect damages or loss of income, in line with Article 5.88 of the Belgian Code of Economic Law.
Complaints and Dispute Resolution
We aim to provide exceptional service. If there’s a problem, please contact us within 48 hours after the event to allow for resolution.
Disputes will be handled amicably whenever possible. If no agreement is reached, disputes may be brought before the Justice of the Peace (Vredegerecht) or Commercial Court having jurisdiction where the Caterer is established.
Online Reviews and Communications
Parties agree to resolve any disputes privately before making public or online statements that could harm the other party’s reputation. This clause does not limit legal rights under Belgian law (e.g. freedom of speech, consumer review rights).
Jurisdiction and Applicable Law
This Agreement is governed by Belgian law. Jurisdiction belongs to the courts of the judicial district where the Caterer is registered, unless otherwise agreed in writing.
Privacy and Data Protection (GDPR)
The Caterer processes personal data in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). Data will be used only for event communication, invoicing, and service delivery, and will not be shared with third parties without consent.
Entire Agreement
This Agreement, including any attachments, constitutes the full understanding between the Parties and supersedes all previous communications.
Algemene Voorwaarden (NL)
Deze overeenkomst (“Overeenkomst”) wordt gesloten tussen Koji Coffee (“Cateraar”) en de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de koffiecateringdiensten boekt en betaalt (“Klant”). Samen worden de Cateraar en de Klant aangeduid als de “Partijen”.
Deze Overeenkomst regelt de koffiecateringdiensten die door de Cateraar aan de Klant worden geleverd voor het evenement zoals vermeld in de offerte en bevestiging per e-mail.
Evenementdetails
De Klant huurt de Cateraar in voor het leveren van koffie en aanverwante diensten op het evenement zoals bevestigd via het online boekingsformulier en per e-mail met als onderwerp Coffee Services.
Wijzigingen aan deze gegevens dienen ten minste 7 kalenderdagen vóór het evenement schriftelijk te worden doorgegeven. Extra kosten kunnen van toepassing zijn.
Menu
Het overeengekomen menu bevat:
Dranken
- Espresso
- Americano
- Latte
- Flat white
- Matcha
- Hojicha
- Matcha Latte
- Hojicha Latte
- Warme chocomelk
- Cascara-infusie
Melk opties
- Volle melk
- Haverdrank
De Cateraar behoudt zich het recht voor kleine wijzigingen aan het menu aan te brengen in geval van leveringsproblemen buiten hun controle.
Bij belangrijke wijzigingen wordt de Klant vooraf geïnformeerd.
Toegang tot de locatie
De Klant zorgt ervoor dat de Cateraar toegang heeft tot de locatie minstens 1,5 uur vóór de starttijd en 1 uur na afloop voor opbouw en afbouw.
Opstelling buiten is mogelijk bij droog weer en temperaturen tussen 5°C en 32°C. Espressoapparatuur functioneert mogelijk niet naar behoren bij extreme weersomstandigheden.
Betaling
Een voorschot van 100% is verschuldigd ten laatste binnen 10 dagen na de factuurdatum, tenzij een andere vervaldatum op de factuur is vermeld. Betaling kan via overschrijving. De dienst wordt pas definitief bevestigd na ontvangst van de betaling.
Indien het aantal verwachte gasten wijzigt, dient de Klant dit minstens 7 dagen vóór het evenement schriftelijk te melden. Bij een toename van het aantal gasten kan een prijsaanpassing volgen.
Verantwoordelijkheden met betrekking tot de locatie
De Klant is verantwoordelijk voor alle kosten en vergunningen met betrekking tot de locatie, en zorgt ervoor dat de plaats geschikt is voor cateringactiviteiten.
De Klant zorgt voor voldoende stroomvoorziening: één afzonderlijk 230V / 50Hz circuit per espressomachine. Zonder voldoende stroom kunnen de apparaten defect raken en kan er geen restitutie worden gegeven.
Verzekering
De Cateraar beschikt over een geldige burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor dienstverlening op evenementen in België. Een attest kan op verzoek bezorgd worden.
Aansprakelijkheid voor schade
De Klant is aansprakelijk voor opzettelijke of nalatige schade, diefstal of verlies van materiaal van de Cateraar veroorzaakt door gasten of derden die door de Klant werden uitgenodigd, conform de artikelen 1382 e.v. van het Belgisch Burgerlijk Wetboek.
De Cateraar is niet aansprakelijk voor schade door overmacht (bv. stroomuitval, weersomstandigheden, fouten van de locatie).
Annulatiebeleid
Annulaties dienen schriftelijk te gebeuren (e-mail is voldoende). De volgende voorwaarden zijn van toepassing:
- Meer
dan 30 dagen vóór de geplande datum: Aanbetaling verbeurd, geen
verdere betaling verschuldigd. - Tussen
15-30 dagen vóór de geplande datum: 50% van de verschuldigde
factuur.
Tegen die tijd zijn we al begonnen met voorbereidingen, maar we proberen
zo eerlijk mogelijk te zijn. - 7-14
dagen voor de geplande datum: 75% van de verschuldigde factuur. - Minder dan 7 dagen voor de geplande datum: 100% van de verschuldigde factuur.
Het betaalde bedrag kan wel worden overgedragen naar een nieuwe boeking binnen de 6 maanden, op basis van beschikbaarheid.
Niet-restitueerbare goederen: Gepersonaliseerde bestellingen (zoals bedrukte bekers of banners) blijven volledig verschuldigd indien reeds besteld.
Voor consumenten (niet-professionele klanten): Het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen is enkel van toepassing bij online aankopen die niet binnen 14 dagen voor het evenement plaatsvinden.
8.1 Verplaatsing van evenementen
Verplaatsingen zijn mogelijk onder volgende voorwaarden:
- Eendaagse evenementen: Verplaatsing mogelijk tot 72 uur op voorhand.
- Meerdaagse evenementen: Verplaatsing mogelijk tot 7 dagen op voorhand.
Latere wijzigingen zijn niet mogelijk en worden volledig aangerekend. Verplaatsing is afhankelijk van beschikbaarheid van de Cateraar op de nieuwe datum.
Beperking van aansprakelijkheid
Indien de Cateraar door omstandigheden buiten hun wil (bv. ziekte, overmacht) niet kan optreden, zullen ze:
- Een alternatieve datum of partner voorstellen, of
- Het volledige betaalde bedrag terugbetalen.
De Cateraar is niet aansprakelijk voor indirecte schade of winstverlies, conform art. 5.88 van het Wetboek Economisch Recht.
Klachten en geschillenregeling
We streven naar een perfecte ervaring. Heb je opmerkingen of klachten, laat het ons binnen 48 uur na het evenement weten.
Indien geen minnelijke oplossing mogelijk is, kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank of het vredegerecht van het rechtsgebied waar de Cateraar gevestigd is.
Online beoordelingen en communicatie
Partijen verbinden zich ertoe eventuele meningsverschillen eerst onderling te bespreken alvorens negatieve informatie openbaar te maken. Deze bepaling beperkt geenszins wettelijke rechten zoals het recht op vrije meningsuiting of eerlijke consumentenbeoordelingen.
Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van geschil zijn de rechtbanken van het rechtsgebied van de maatschappelijke zetel van de Cateraar bevoegd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Privacy & gegevensbescherming (GDPR)
De Cateraar verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Gegevens worden enkel gebruikt voor communicatie, facturatie en uitvoering van de dienst, en worden niet gedeeld zonder toestemming.
Volledige Overeenkomst
Dit document vormt de volledige overeenkomst tussen de Partijen en vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.