Cancellation & Rescheduling Policy (ENG)

We understand that plans can change—though we’re always sad to miss the chance to serve great coffee at your event.
Here’s how we handle cancellations and rescheduling in line with Belgian law:

Cancellation

• More than 30 days before the event: Deposit forfeited, no further payments due.
• 15-30 days before the event: 50% of total invoice due.
  At this stage, we’ve already started preparing, but we aim to be as fair as possible.
• 7-14 days before the event: 75% of total invoice due.
• Less than 7 days before the event: 100% of invoice due.
  No refund can be offered. By that time, our team has been scheduled, product orders have been placed, and operational costs have been incurred.

The good news: the amount paid can be credited toward a future event, valid for up to 6 months.

Please note: Any custom or personalized items (such as branded materials or non-returnable goods) will still be charged in full, regardless of the cancellation date. This is in accordance with Belgian legislation regarding custom-made products.

Rescheduling Events

We strive to be flexible wherever possible, but due to our agreements with suppliers, there are some practical limits:

• Single-day events:
  Free rescheduling is possible up to 72 hours in advance. After that, the full event fee will be charged.
• Multi-day events:
  Free rescheduling is possible up to 7 days in advance. After that, the full event fee will be charged.

General Terms

These conditions are part of our general terms and conditions and are in accordance with Belgian legislation, including the Belgian Code of Economic Law.
In case of dispute, the competent court is that of the company’s registered office, unless otherwise agreed.

Annulatie- en Verplaatsingsbeleid (NL)

We begrijpen dat plannen kunnen veranderen—ondanks vinden we het spijtig de kans te missen om geweldige koffie te kunnen serveren op uw evenement.
Hier is hoe wij omgaan met annulaties en verplaatsen van evenementen onder de Belgische wetgeving.

Annulatie

• Meer dan 30 dagen voor de geplande datum: Aanbetaling verbeurd, geen verdere betaling verschuldigd.
• Tussen 15-30 dagen voor de geplande datum: 50% van de verschuldigde factuur.
  Tegen die tijd zijn we al begonnen met voorbereidingen, maar we proberen zo eerlijk mogelijk te zijn.
• 7-14 dagen voor de geplande datum: 75% van de verschuldigde factuur.
• Minder dan 7 dagen voor de geplande datum: 100% van de verschuldigde factuur.
  Geen terugbetaling mogelijk. Op dat moment zijn onze personeelsleden ingepland, zijn bestellingen geplaatst en zijn de operationele kosten gemaakt.

Goed nieuws: het betaalde bedrag kan wel als tegoedbon gebruikt worden voor een toekomstig evenement binnen 6 maanden.

Let op: Op maat gemaakte bestellingen (zoals gepersonaliseerde branding of andere niet-retourneerbare goederen) worden steeds volledig aangerekend, ongeacht het moment van annulatie, in lijn met Belgische wetgeving over op maat gemaakte producten.

Verplaatsen van evenementen

We doen ons best om flexibel te zijn, maar gezien onze afspraken met leveranciers, zijn er toch enkele praktische grenzen:

• Eendaagse evenementen:
  Gratis verplaatsing is mogelijk tot 72 uur op voorhand. Daarna rekenen we het volledige bedrag aan.
• Meerdaagse evenementen:
  Gratis verplaatsing is mogelijk tot 7 dagen op voorhand. Daarna rekenen we het volledige bedrag aan.

Algemene Voorwaarden

Deze voorwaarden maken deel uit van onze algemene verkoopvoorwaarden en zijn in overeenstemming met de Belgische wetgeving, waaronder het Wetboek van Economisch Recht. In geval van betwisting is de bevoegde rechtbank die van de maatschappelijke zetel van onze onderneming, tenzij anders overeengekomen.